Секретар керівника

Анотація до курсу "Секретар керівника".

    Запропонована програма навчання - це курс для секретарів, які володіють знаннями сфері діловодства, організації праці і практичних навиків. Секретарі потрібні у всіх організаціях та їх професіоналізм визначає службову культуру підприємств. Курс підготовки секретаря керівника включає діловодство, основи кадрового документознавства та архівування, етикет ділового спілкування, включаючи імідж секретаря.

Програма курсу "Секретар керівника" 

1. Вступ.

 Посадова інструкція секретаря керівника. Права та обов'зки. Правила внутрішнього трудового розпорядку та їх дотримання. Вимоги та побажання роботодавців до секретаря. Ділові та особові якості. Перший робочий день. Організація робочого місця. Планування робочого часу. Робота з інформацією. Контроль за виконанням доручень і завдань керівництва. Координація роботи офіса.

Діловодство.

•  Нормативно-методична база, що регламентує роботу по діловодству.
•  Документаційне забезпечення управлінської діяльності підприємства.
•  Основні терміни в діловодстві. Завдання діловодства.
•  Вимоги до оформлення документів. Проблеми уніфікації.
•  Фірмовий бланк - елемент іміджа компанії. Вимоги до бланків.
•  Склад реквізитів документа та їх розміщення.

2. Документування.

• Класифікація документів.

3. Документування управлінської діяльності.

• Організаційно-розпорядливі документи. Організаційні документи (документи заснування організації, штатний розклад, локально-нормативні акти: інструкції, правила, положення). Розпорядливі документи (накази, розпорядження, рішення). Правила формлення виписок з документів і завірення копій.
• Інформаційно-довідкові документи. Протокол. Акт, справка, службова та докладна записки. Правила оформлення і структура ділових листів. Вимоги до тексту. Особливості мови та стилю.

4. Організація роботи з документами.

• Схема документообігу.
• Отримання та обробка вхідних документів.
• Технологія створення проектів, документів. Робота з вихідними документами.
• Робота з внутрішніми документами. Реєстраційні форми роботи з документами.
• Здійснення контролю за виконання документів.
• Систематизація документації. Термін зберігання основних видів документів.
• Формування та оформлення справ. Розробка номенклатури справ.
• Підготування справ до здачі на архівне зберігання. Склад опису справ.

5. Оптимізація діловодства в організації.

• Складання інструкції по діловодству.
• Відповідальність за неправомірні дії з документами.

6. Практичні заняття. Печать та оформлення документів на ПК.

7. Етика ділового спілкування.

• Імідж секретаря. Ділова жінка - професіонал. Робоче місця секретаря.
• Культура ділової поведінки. Діловий етикет. Повсякденний, святковий етикет.
• Етикет в службових стосунках. Корпоративна культура, фірмовий стиль організації. Відношення "керівник - підлеглий". Службова субординація. Норми та правила стосунків робітників з представниками сторонніх організацій, партнерами, клієнтами, відвідувачами.
• Взаємостосунки з керівником. Надання ефективної допомоги в рамках службових повноважень. Емоційно-нейтральний, діловий характер стосунків. Конфіденційність. Вміння вести себе в складних ситуаціях. Секретар в "команді".
• Взаємостосунки в колективі. Жіночий фактор на роботі. "Складні люди". Роль секретаря у підтримці сприятливого мікроклімату в колективі.
• Технологія та етикет ділових ситуацій. Телефонна розмова в офісі. Вихідні та вхідні дзвінки. Фази телефонної розмови. Ваш "говорячий" імідж. Етикет використання в роботі нових технічних пристроїв (автовідповідач, факс). Організація прийому відвідувачів. Планування і підготовка прийому відвідувачів. Імідж приймальної керівника.Подача чаю, кави, напоїв в офісі. Ділові прийоми. Участь секретаря у підготовці переговорів. Обслуговування візиту ввічливості. Робота в приймальні. Вибір пдарунків діловим партнерам.